Politique de confidentialité

La présente politique consigne les mesures et pratiques que Alain Giguère, courtier immobilier résidentiel et commercial, et le Réseau iResidence (l'« Architecte », « nous » ou « nos ») ont mis en place afin d'encadrer notre gouvernance à l'égard des renseignements personnels et de protéger les renseignements personnels de nos clients, à savoir les personnes physiques auprès desquelles nous recueillons des renseignements personnels par l'intermédiaire d'un contact direct ou indirect avec un représentant autorisé du Réseau ou du site Web https://iresidence.ca (le « Site Web ») (les « Clients », « vous » ou « vos »), et ce, aux fins décrites dans la section 4 ci-après.

Dans la présente politique, l'expression « renseignement(s) personnel(s) » désigne tout renseignement recueilli par le Réseau iResidence qui permet, seul ou conjointement avec d'autres renseignements, d'identifier directement ou indirectement un Client.

La présente politique a pour objet principal d'informer les Clients :

• des moyens utilisés par iResidence pour recueillir des renseignements personnels ;
• de la nature des renseignements personnels qui sont recueillis et des fins poursuivies par cette collecte ;
• de la façon dont ces renseignements peuvent être utilisés ainsi que des tiers auxquels ils sont susceptibles d'être communiqués, le cas échéant ;
• de l'utilisation que nous faisons de traitements automatisés dans le cadre de nos outils de qualification et de matching ;
• des droits dont vous bénéficiez à l'égard des renseignements personnels colligés, notamment pour y accéder ou en demander la rectification ;
• des mesures de sécurité mises en place pour en protéger le caractère confidentiel ;
• de la façon dont ils sont conservés, détruits ou anonymisés ;
• de la façon dont vous pouvez communiquer avec nous pour toute question, tout commentaire ou toute plainte en lien avec la présente politique.

En transmettant un ou plusieurs renseignements personnels au Réseau iResidence par l'intermédiaire d'un contact direct ou indirect avec un représentant autorisé ou par votre utilisation du Site Web, vous consentez à ce que ces renseignements soient colligés, utilisés, communiqués et conservés conformément aux termes, modalités et conditions prévus dans la présente politique.

Nous nous réservons le droit de modifier les termes, modalités et conditions de la présente politique en tout temps et à notre entière discrétion. Dans un tel cas, une version comportant les modifications apportées vous sera communiquée. Votre utilisation des Services à compter de la réception de cette version sera réputée constituer une acceptation expresse des modifications apportées.

1. Par quels moyens recueillons-nous des renseignements personnels ?

Nous recueillons des renseignements personnels par les moyens suivants :

1. lors de la transmission volontaire de tels renseignements à un représentant autorisé du Réseau iResidence par écrit, par courriel, par messagerie texte ou de vive voix ;
2. lors de votre utilisation du Site Web, notamment par le biais des formulaires en ligne, des CTA de conversation, des demandes d'analyse ou de rapport d'édifice, et du wizard de qualification et de matching de courtier ;
3. lors de votre demande de recevoir des rapports d'inscriptions par courriel (par territoire, par catégorie de budget, ou par édifice), avec cases de consentement distinctes pour la finalité initiale et pour d'éventuelles communications ultérieures ;
4. lors de renseignements que nous obtenons auprès de tiers, notamment de courtiers équipiers du Réseau, dans la mesure où ceux-ci ont obtenu votre consentement à cette communication.

Les renseignements communiqués lors de l'utilisation du Site Web peuvent être communiqués directement (par le biais d'un formulaire web ou d'un courriel) ou automatiquement (voir à cet effet la liste des renseignements collectés automatiquement à la section 3).

Public visé. Le Site Web s'adresse à des personnes majeures. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l'autorité parentale, conformément à la Loi 25.

2. Quels renseignements personnels recueillons-nous ?

Les renseignements personnels que nous pouvons recueillir sont les suivants :

• vos nom, prénom et coordonnées (adresses civiques, adresses électroniques, numéros de téléphone) ;
• votre langue de préférence et votre mode de contact préféré ;
• les renseignements permettant de vérifier votre identité et celle de toute autre personne en conformité avec la législation applicable dans le domaine du courtage immobilier, dont la Loi sur le courtage immobilier (RLRQ, c. C-73.2) et la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (L.C. 2000, c. 17), notamment :
  • votre profession ou occupation principale ;
  • un document d'identité avec photo délivré par un gouvernement, authentique, valide et à jour ;
  • un document provenant d'une source fiable comportant votre nom et votre adresse ;
  • votre citoyenneté ou résidence canadienne ;
• les renseignements que vous nous communiquez dans le cadre de nos services et qui sont susceptibles de constituer des renseignements personnels sensibles, tels que :
  • les renseignements concernant votre projet de transaction immobilière (achat, vente, location, évaluation) ;
  • vos préférences (territoires, budget, échéance, motivations) ;
  • le cas échéant, les renseignements d'ordre financier nécessaires à la conduite du mandat ;
• vos échanges et votre historique de communications avec nous (courriels, sessions de conversation, messages texte, notes de mandats) ;
• les renseignements que vous générez dans le cadre de votre utilisation du Site Web (demandes de renseignements, commentaires, réponses à des sondages ou à des questionnaires de matching) ;
• les renseignements automatiquement collectés lors de votre utilisation du Site Web (voir section 3).

3. Renseignements recueillis automatiquement

Afin d'assurer la fonctionnalité du Site Web ainsi que les fins décrites plus bas, nous devons recueillir des visiteurs les renseignements techniques suivants :

• le nom de domaine du fournisseur d'accès à Internet ;
• l'adresse IP ;
• le navigateur (Chrome, Firefox, Safari, etc.) et le système d'exploitation (Windows, macOS, iOS, Android, etc.) ;
• la date et l'heure de la visite ;
• le pays d'origine ;
• les pages consultées et le temps passé à cette consultation ;
• l'adresse du site référent ;
• les données de plantage éventuelles.

L'ensemble de ces renseignements sont recueillis automatiquement dès qu'un visiteur se connecte au Site Web. Certains d'entre eux sont recueillis par le placement de fichiers témoins (« cookies ») ou de balises web (aussi appelées « pixels invisibles »). Ces mécanismes nous permettent également d'améliorer la performance du Site Web et certaines de ses fonctionnalités. Vous pouvez en tout temps configurer votre navigateur pour refuser les cookies ou vous en aviser à leur dépôt ; certaines fonctionnalités du Site Web pourraient toutefois s'en trouver affectées.

4. À quelles fins recueillons-nous des renseignements personnels ?

Nous recueillons vos renseignements personnels aux fins suivantes (les « Services ») :

• fournir de l'accompagnement, de l'information, des conseils et des outils en lien avec les transactions immobilières que vous nous demandez de réaliser (achat, vente, location, évaluation) ;
• vous orienter vers le courtier ou courtière du Réseau iResidence le plus adapté à votre projet, notamment par l'intermédiaire du wizard de qualification (voir section 7) ;
• respecter les lois et la réglementation en vigueur applicables au courtage immobilier ;
• émettre des notifications, alertes et rapports d'édifice ou d'analyse comparative que vous nous demandez ;
• transmettre, avec votre consentement explicite et distinct, des communications électroniques promotionnelles (infolettres, nouvelles d'édifices, analyses de marché, briefs acheteurs) ; ce consentement peut être retiré en tout temps par le lien de désabonnement présent dans chaque courriel ou par demande écrite au Responsable ;
• communiquer avec vous afin de vous transmettre des informations en lien avec les Services ;
• effectuer des suivis périodiques afin d'assurer votre satisfaction ;
• développer, améliorer et promouvoir nos Services, notamment en générant et publiant des données statistiques dépersonnalisées à partir de renseignements de plusieurs Clients ;
• évaluer l'efficacité de nos démarches d'acquisition de visiteurs sur le Site Web ;
• améliorer la performance du Site Web et sa capacité à répondre à vos besoins.

Sous réserve des exceptions prévues dans la législation applicable, nous veillerons à obtenir votre consentement avant de procéder à toute utilisation de renseignements personnels vous concernant pour des fins autres que celles énumérées ci-dessus.

5. À qui sommes-nous susceptibles de communiquer vos renseignements personnels ?

De façon générale, nous utilisons les renseignements personnels de nos Clients pour des fins internes uniquement. Toutefois, nous sommes susceptibles de communiquer des renseignements personnels vous concernant aux personnes ou entités suivantes :

1. À nos représentants et courtiers équipiers du Réseau iResidence qui ont besoin d'avoir accès à ces renseignements dans la poursuite des fins énumérées dans la section 4 ;
2. Aux fournisseurs de services externes avec qui nous avons conclu une entente contractuelle par laquelle le fournisseur est tenu de :
   • assurer la protection du caractère confidentiel des renseignements communiqués ;
   • assurer que les renseignements ne soient utilisés qu'aux fins de l'exécution des services qu'il est appelé à rendre ;
   • assurer que les renseignements ne soient pas conservés après la terminaison de l'entente ;
   • aviser sans délai le Réseau de toute violation ou tentative de violation ;
   • permettre les vérifications utiles à la sécurité des renseignements communiqués ;
3. Aux bannières et associations professionnelles auxquelles est affilié le courtier responsable de votre dossier (par exemple, un courtier équipier peut être affilié à une agence telle que RE/MAX Alliance), dans la mesure nécessaire pour permettre l'exécution du mandat et le respect des obligations statutaires du courtier ;
4. À toute autre personne ou entité, lorsque prescrit ou permis par la législation applicable, ou encore avec votre consentement.

Principaux fournisseurs de services

À titre indicatif, voici les principales catégories de fournisseurs que nous utilisons pour opérer le Site Web et nos Services. La liste à jour et détaillée est disponible sur demande auprès du Responsable.

Il se peut qu'afin de réaliser les fins susmentionnées, nous communiquions vos renseignements personnels à l'extérieur du Québec. Nous n'agirons ainsi que si une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée démontre que la partie réceptrice est en mesure d'assurer une protection adéquate desdits renseignements, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus. En pareilles circonstances, nous obligerons contractuellement l'entité recevant vos renseignements à respecter les conditions assurant leur protection.

6. Comment protégeons-nous la confidentialité de vos renseignements personnels ?

Nous prenons des mesures de protection physiques, technologiques et administratives appropriées pour protéger vos renseignements personnels et diminuer les risques d'accès, d'utilisation, de communication et de destruction non autorisés ou illégaux.

Sans limiter la généralité de ce qui précède, nous :

• vérifions l'identité et les habilitations professionnelles de tout représentant du Réseau ;
• exigeons de chacun des représentants ayant accès à des renseignements personnels qu'il respecte une obligation stricte de confidentialité ;
• appliquons un contrôle des accès limitant l'accès aux renseignements aux seuls représentants autorisés qui en ont besoin ;
• conservons les renseignements sur des supports technologiques sécurisés, sur lesquels sont mis en place un système d'identification et d'authentification.

De plus, le Site Web est doté de certains mécanismes de sécurité visant à protéger vos renseignements personnels :

• tous les échanges entre les serveurs du Site Web et les appareils des utilisateurs sont chiffrés (HTTPS/TLS) ;
• tous les mots de passe des utilisateurs, le cas échéant, sont chiffrés ;
• notre fournisseur d'hébergement est tenu de respecter différentes obligations en matière de sécurité incluant la veille continue des composantes logicielles et leur mise à jour.

7. Utilisation de traitements automatisés

Le Site Web propose un wizard de qualification (aussi appelé « outil de conversation ») qui recueille vos préférences (nature du projet, secteurs, budget, échéance, motivations, coordonnées) afin de vous orienter vers un courtier équipier du Réseau.

Certaines étapes de cet outil s'appuient sur des règles de tri semi-automatisées pour préparer une recommandation d'orientation. Conformément à l'article 12.1 de la Loi 25 :

• toute recommandation issue de ces règles fait systématiquement l'objet d'une révision humaine par un représentant autorisé du Réseau avant qu'un contact ne soit établi avec vous ou qu'un mandat ne soit proposé ;
• vous pouvez, en tout temps, demander à ne pas être orienté par un traitement automatisé et à interagir directement avec un représentant humain, en communiquant avec le Responsable (voir section 13) ;
• vous pouvez également, sur demande, obtenir de l'information sur les principaux facteurs et paramètres ayant mené à une recommandation vous concernant.

Aucun refus, aucune décision de conclure ou de ne pas conclure une relation d'affaires avec vous, et aucune tarification ne repose exclusivement sur un traitement automatisé.

8. Mesures en matière d'incident de confidentialité

Nous tenons à jour un registre des incidents de confidentialité en conformité avec la législation applicable. Advenant la survenance d'un incident présentant un risque qu'un préjudice sérieux vous soit causé, nous prendrons les mesures nécessaires pour vous en aviser, en conformité avec la législation applicable. L'évaluation du risque est effectuée en tenant compte notamment de la sensibilité du renseignement personnel visé, des conséquences appréhendées de son utilisation et de la probabilité qu'il soit utilisé à des fins préjudiciables.

9. Durée de conservation de vos renseignements personnels

Conformément à nos procédures de conservation et de destruction sécuritaires, nous ne conservons vos renseignements personnels que pour la durée nécessaire à l'accomplissement des fins énumérées dans la section 4 ou pour la durée requise pour nous conformer à nos obligations statutaires, selon la plus tardive de ces échéances.

Nous nous réservons le droit de fermer le dossier d'un Client lorsque tout le processus de la transaction immobilière est complété, sous réserve d'une obligation statutaire prévoyant un délai de conservation minimal différent (généralement six ans en matière de courtage immobilier, conformément aux règlements de l'OACIQ). La fermeture d'un dossier implique la destruction complète et définitive des renseignements personnels qu'il contient, ou leur anonymisation pour utilisation à des fins sérieuses et légitimes.

Dans la présente politique, le terme « anonymisation » signifie le processus au terme duquel un renseignement personnel ne permet plus, de façon irréversible, d'identifier directement ou indirectement le Client auquel il se rattache.

10. Accéder à, rectifier, mettre à jour et obtenir une copie de vos renseignements personnels

Nous reconnaissons le droit de nos Clients d'accéder à, de rectifier, de mettre à jour et d'obtenir une copie des renseignements personnels qui les concernent, en présentant une demande écrite à cet effet à notre Responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 14).

Nous devrons vérifier votre identité avant de donner suite à toute demande, et veillerons à y répondre par écrit au plus tard trente (30) jours après sa réception. Toute demande qui n'est pas traitée dans cette période est réputée avoir été refusée.

Une demande de rectification sera accordée sous certaines circonstances, notamment :

• les renseignements personnels sont inexacts ;
• les renseignements personnels sont périmés ;
• les renseignements personnels sont équivoques ;
• les renseignements personnels sont incomplets ;
• les renseignements personnels ont été recueillis de façon injustifiée.

Dans l'éventualité où nous refusons d'acquiescer à une demande d'accès, de rectification ou de mise à jour, nous vous communiquerons les raisons expliquant ce refus ainsi que les recours dont vous disposez.

En principe, l'exercice d'un droit prévu dans la présente section est gratuit. Toutefois, des frais raisonnables pourront être exigés afin de compenser les coûts de transcription, de reproduction ou de transmission. Vous serez avisé du montant avant tout traitement de votre demande.

11. Retirer votre consentement

Pour ce faire, vous pouvez :

• utiliser le lien de désabonnement présent au bas de chaque courriel promotionnel que vous recevez de notre part ;
• répondre « STOP » à un message texte que vous auriez reçu de notre part, le cas échéant ;
• adresser une demande écrite à notre Responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 14).

Veuillez noter que le retrait ou la modification de votre consentement est susceptible d'exercer des incidences sur notre capacité à poursuivre adéquatement les fins de la collecte de vos renseignements personnels décrites dans la section 4, et pourrait donc avoir des impacts sur nos Services à votre égard.

12. Porter plainte

Vous pouvez adresser une plainte quant à nos méthodes, pratiques et politiques de protection des renseignements personnels en vous adressant par écrit à notre Responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 14).

Toute plainte sera traitée directement. Une réponse vous sera formulée dans les 30 jours suivant la plainte. Si la plainte est acceptée, un bref résumé des changements apportés vous sera communiqué.

Si vous n'êtes pas satisfait du traitement de votre plainte, vous pouvez également vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec. Une plainte écrite peut être déposée en consultant la page suivante : cai.gouv.qc.ca.

13. Aucune responsabilité à l'égard des produits tiers

Le Site Web est susceptible de contenir des liens dirigeant vers d'autres sites web ou produits et services de tierces parties (les « Produits tiers »). Les Produits tiers peuvent être assujettis à des conditions d'utilisation et une politique de confidentialité qui diffèrent des nôtres. Nous ne pouvons en aucun cas être tenus responsables ou visés par toute obligation en lien avec le contenu, les conditions ou la politique de confidentialité de ces Produits tiers.

Tout lien disponible sur le Site Web dirigeant vers un Produit tiers n'implique ni ne signifie aucunement que nous assumons ou acceptons la responsabilité du contenu ou de l'utilisation de ce Produit tiers. Nous ne faisons aucune déclaration concernant la qualité, la sécurité, le caractère adéquat ou la fiabilité des Produits tiers, ni du contenu ou du matériel qu'ils contiennent. Lorsque vous accédez ou utilisez des Produits tiers, vous devriez consulter les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité qui s'y rattachent.

14. Nous joindre

Nous sommes responsables de vos renseignements personnels. En conséquence, nous avons désigné une personne qui exerce le rôle de Responsable de la protection des renseignements personnels au sein du Réseau iResidence. Pour exercer l'un de vos droits, poser des questions, formuler des commentaires ou déposer une plainte à l'égard de la présente politique ou relativement à notre traitement de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec cette personne aux coordonnées suivantes.

Veuillez noter que nous sommes tenus de vérifier votre identité avant de donner suite à toute demande, question, commentaire ou plainte.